Politique de confidentialité

Nous nous engageons à protéger la vie privée de nos clients et employés, ainsi qu’à maintenir la confidentialité de leurs informations personnelles dans le cadre de nos activités. Notre politique de protection des renseignements personnels décrit comment nous collectons, utilisons, divulguons et conservons vos informations personnelles, ainsi que comment nous les protégeons et comment vous pouvez y accéder.

Renseignements personnels

Un renseignement personnel est une information qui permet d’identifier une personne, comme des détails sur sa santé, sa situation financière ou son mode de vie. Cependant, les coordonnées professionnelles comme le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le courriel ne sont pas considérées comme des renseignements personnels. Les informations personnelles doivent être protégées, peu importe leur format (écrit, graphique, audio, visuel, informatique ou autre) ou le support utilisé.

Objectifs de la collecte d’information

Nous collectons des informations personnelles vous concernant afin de vous offrir des services de qualité supérieure. Les types d’informations que nous recueillons dépendent des services que nous vous offrons et des exigences légales auxquelles nous devons nous conformer. Les fins pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels sont déterminées avant la collecte ou au moment de celle-ci. La collecte d’informations vise généralement à fournir les services ou soins demandés, à confirmer votre identité, à vous protéger contre les fraudes ou à gérer votre relation avec nous.

Consentement

Lorsque nous recueillons des informations vous concernant, nous demandons d’abord votre consentement pour l’utilisation, la collecte ou la divulgation de vos informations personnelles aux fins indiquées. Si nous avons besoin d’utiliser ou de divulguer ces informations à d’autres fins, nous demanderons à nouveau votre consentement.
En règle générale, nous demanderons votre consentement explicite par écrit pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos informations personnelles. Dans certaines situations, nous pouvons vous demander votre consentement de manière verbale. Dans d’autres cas, nous pouvons présumer que vous nous avez donné votre consentement implicite en fonction de vos actions ou de votre absence d’action.

Le consentement peut être donné par vous ou par vos représentants autorisés, par exemple un tuteur légal ou un individu qui a une procuration.

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de certaines restrictions juridiques ou contractuelles. Si vous retirez votre consentement, nous vous informerons des conséquences, telles que la possibilité que nous ne puissions pas répondre à une demande particulière. Votre décision de retirer votre consentement sera enregistrée dans nos dossiers.
Dans certaines situations particulières, il peut être nécessaire de collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles sans que vous en soyez informé ou sans votre consentement. Ces circonstances se produisent lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu probable d’obtenir votre consentement, ou lorsque les informations sont nécessaires pour prévenir ou détecter une fraude ou appliquer la loi.

Limites de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels

Nous ne collectons que les informations personnelles nécessaires auprès de nos clients ou d’un tiers autorisé à les fournir. Vos informations personnelles ne seront utilisées ou divulguées à un tiers qu’avec votre consentement pour des fins spécifiques pour lesquelles vous avez donné votre accord.

Nous pouvons toutefois les recueillir, les utiliser ou les divulguer sans votre consentement lorsque cela est permis ou exigé par la loi.

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement dans les buts pour lesquels nous vous avons informé et nous ne les collectons, ne les utilisons et ne les divulguons pas pour d’autres fins. Seules les personnes autorisées ont accès à vos renseignements personnels et peuvent les consulter dans le cadre de leurs fonctions.

Nous pourrons partager vos renseignements personnels avec des fournisseurs ou agents pour administrer nos services ou répondre à vos demandes.

Nous sommes tenus de vous informer, sur demande, des tiers à qui nous avons communiqué vos renseignements personnels. Nous pouvons refuser de divulguer cette information dans des cas exceptionnels et conformément à la loi. Nous suivons de près les personnes qui ont accès à vos renseignements personnels et les circonstances dans lesquelles ils ont été divulgués.

Partage des renseignements personnels

Nous ne partageons pas et nous ne vendons pas vos renseignements personnels à des tiers.

Exactitude

Nous nous efforçons de garantir l’exactitude et l’exhaustivité de vos renseignements personnels pour lesquels ils ont été collectés, utilisés ou divulgués.

Conservation des renseignements

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis. Nous suivons une politique de conservation des dossiers en conformité avec la loi applicable et prenons des mesures pour assurer la confidentialité de vos données lorsque nous les détruisons.

Responsabilité

Nous sommes responsables de la sécurité des renseignements personnels que nous avons, y compris ceux confiés à des tiers pour traitement. Nous exigeons que ces tiers respectent des normes strictes de confidentialité et de sécurité.

Nous respectons les principes énoncés par la loi et nos propres règles en matière de protection de la vie privée. Nous avons un Responsable de la protection des renseignements personnels chargé de superviser notre politique de protection des renseignements personnels, les processus et les procédures connexes afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels.
D’autres règles sont décrites dans notre code de conduite, dans les normes de saines pratiques commerciales, dans les lignes directrices de l’industrie de la santé ainsi que dans les autres lois applicables.

Notre personnel est renseigné et adéquatement formé sur nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Mesures de sécurité

Nous avons mis en place des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée. Nous continuons à élaborer ces mesures afin d’assurer la stricte confidentialité de vos informations.
Nous avons mis en place un ensemble de mesures de sécurité pour garantir la protection de vos informations personnelles. Ces mesures comprennent des mesures organisationnelles telles que la restriction d’accès aux seules personnes nécessaires et l’utilisation de certificats de sécurité, l’utilisation de systèmes de sauvegarde et d’archivage externes, ainsi que des mesures technologiques telles que l’utilisation de mots de passe et de chiffrement, notamment en changeant fréquemment les mots de passe et en utilisant des pare-feu.
Demande d’accès aux renseignements et modifications

Vous avez le droit de savoir si nous avons des renseignements personnels vous concernant et de les consulter. Vous avez également le droit de poser des questions sur la manière dont ces informations ont été collectées et utilisées.

Nous vous fournirons ces informations dans un délai raisonnable à partir de la réception de votre demande écrite. Veuillez noter que des frais raisonnables pourraient être appliqués pour le traitement de votre demande.

Dans certaines circonstances particulières, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir les informations demandées. Les exceptions à votre droit d’accès comprennent, entre autres, les situations où les informations demandées concernent des tiers, où la divulgation est interdite par la loi, pour des raisons de sécurité ou de droits d’auteur, si l’obtention de l’information est prohibitivement coûteuse, ou encore si l’information fait l’objet d’un litige ou est protégée par le secret professionnel.

Si nous détenons des informations médicales vous concernant, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous les fournir directement. Dans ce cas, nous pourrions vous demander de désigner un professionnel de la santé à qui nous pourrons transmettre ces informations.

Vous avez le droit de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de vos informations personnelles et, si nécessaire, de demander leur modification. Nous traiterons toute demande de modification dans un délai raisonnable.

Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements personnels peut être envoyée à l’adresse ci-dessous :

Responsable de la protection des renseignements personnels
A/S René Bosa
1350, 30e Rue
St-Georges de Beauce, Québec
G5Y 0A2
Tél. 418-230-3669
Courriel : [email protected]

Ce document a été révisé le 2024-01-27.